É muito importante ter definido logo no início do projeto quem são os stakeholders, e identificar entre eles os stakeholders-chave.

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Stakeholders chaves, são aqueles que tem maior influência sobre o projeto e impacto pelos resultados do projeto.

O que considerar sobre os stakeholders:

Identificar todos eles: Qualquer stakeholder que não seja identificado no começo pode aparecer de repente durante ou no final do projeto. Stakeholders não mapeados, poderão surgir a qualquer momento solicitando alterações no projeto, criando dificuldades para atingir o planejado. Mudanças feitas durante o andamento do projeto podem ser muito mais custosas e difíceis de serem integradas às outras atividades do projeto, quando o mesmo já está em fase avançada.

Determinar todos os seus requerimentos: Uma vez identificados todos os stakeholders, o próximo passo é determinar todos os seus interesses. Isso não é rápido muito menos fácil, porém é uma tarefa primordial para se evitar "surpresas" no futuro. Saiba exatamente o que você precisa de cada um, isso pode ser feito através de uma simples pergunta como: "Do que você precisa?" até através de entrevistas ou deixando claro quais os impactos negativos caso os requerimentos não estejam claros nesta fase inicial do projeto.

Determinar suas expectativas: Durante a fase de determinar os requerimentos, alguns stakeholders podem não fornecer todos os detalhes necessários para o bom planejamento e andamento do projeto, seja involuntariamente ou com intenção real de esconder informações. Conhecer e entender as expectativas de cada stakeholder ajuda o gerente do projeto a entender melhor o que cada stakeholder pensa sobre o projeto e como espera ser impactado pelo mesmo, seja positivamente ou negativamente. Ignorar este ponto, pode causar contra-tempos durante o projeto, quando algum stakeholder ficar insatisfeito por algum evento que ele não esperava, ou pelo contrário, que estava esperando. Para evitar contra-tempos, problemas com relacionamento, e mudanças no planejamento inicial, o gerente do projeto deve saber identificar essas expectativas.

Comunicar-se com eles: O meio e os requerimentos para a comunicação entre o gerente do projeto e os stakeholders devem ser definidos bem cedo. Deve estar claro como a comunicação será feita, seja através de apresentações periódicas, relatórios, e-mails, etc. Comunicar os stakeholders significa incluí-los e deixá-los a par do andamento do projeto. Assegure-se que você esteja comunicando a eles não somente o progresso do projeto, porém também eventuais alterações no escopo, custo e prazo, entre outros.

Gerenciar as influências:Gerenciar as influências é conduzí-los para que forneçam o máximo de informação e influência nos momentos certos, como no começo do projeto quando ainda o projeto está em fase de planejamento. Influências maiores dos stakeholders no projeto já em andamento e cada vez mais perto final é muito prejudicial e poderá atrapalhar o sucesso do projeto.

Tome cuidado para saber separar um requerimento real de um interesse. Stakeholders têm requerimentos reais, porém podem ter também interesses, sejam eles pessoais ou não, que irão afetar o projeto de várias formas. O papel do gerente é tentar identificar cada um dos casos acima, e quando houver o conflito entre requerimentos e interesses, optar para o que seja a favor do cliente (a pessoa ou organização que irá usar o produto final do projeto).

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